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metodologias de gestión de proyectos

Herramientas para la gestión digital de proyectos

Publicado en agosto 24 de 2023

La Gestión Digital de Proyectos lo definimos como coordinar, planear y direccionar acciones orientadas al alcance y recursos necesarios para completar un objetivo específico dentro de un tiempo determinado, a partir de herramientas tecnológicas.

En mi experiencia como emprendedor he usados herramientas tecnológicas de gestión que han ayudado a todo el equipo de trabajo a digitalizar la gestión dentro de la empresa, haciendo más efectiva la respuesta y satisfacción de cliente a la vez que optimizamos los recursos del talento humano.

En este post daré un concepto general sobre las metodologías y herramientas digitales actuales. será una aproximación a dos frentes importantes que caracterizan los equipos de empresas flexibles y vanguardistas, buscando que puedas adoptar aquellas que mejor se ajusten a tu apertura en la cultura organizacional:

1. Herramientas colaborativas:

documentar procesos o trabajar en documentos y propuestas, se hace ahora de manera colaborativa con herramientas en la nube. Es preciso mencionar que trabajar en simultáneo o de manera asincrónica en un espacio de la web, es una característica común e indispensable en empresas que han abierto sus puertas a la digitalización.

Algunas de las herramientas colaborativas pueden ser de Google Suite, Slack, Notion, Dropbox o ClickUp.

Estas herramientas te permitirán trabajar con tu equipo de manera síncrona o asíncrona, sin depender de compartir un espacio o archivo físico.

2. Metodologías ágiles:

consiste en un método indicado para resolver problemas complejos en el que las decisiones se toman en función de la información con la que se cuenta. Las metodologías ágiles comparten dos características principales:

  • • Son iterativas: en cada sprint (o conjunto de tareas que cumplen un objetivo específico) se genera una nueva versión del producto que mejora la versión del sprint anterior. Así, se van potenciando propiedades del producto conforme avanza el proyecto.
  • • Son incrementales: cada cierto poco tiempo se van añadiendo nuevas características al producto.

Una de las metodologías ágiles más usadas en el mundo, se conoce como Scrum.

En Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas según su impacto al proyecto. Esta metodología está especialmente pensada para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados rápidamente y los requerimientos son cambiantes.

Te explico el proceso de manera somera:

  • 1. Planificación de iteración: se conocen los requisitos del proyecto más prioritarios y se resuelven las dudas con el cliente; con esto, se elabora la lista de tareas necesarias para cumplir con los resultados y se asignan responsables para cada actividad.
  • 2. Ejecución de iteración: se tienen reuniones diarias que responden a las preguntas: ¿qué he hecho desde la última reunión? ¿qué voy a hacer a partir de la reunión y hasta la próxima? ¿tengo algún obstáculo o bloqueo que necesita ser resuelto?.
    En este paso, el rol del Scrum Master es el encargado de eliminar estos obstáculos y mantener al equipo enfocado en las tareas asignadas.
  • 3. Adaptación de iteración: se presentan los resultados de este primer sprint (conjunto de tareas) y se analizan las oportunidades de mejoras y obstáculos posibles que hayan podido impedir el avance continuo del proyecto.

Desde la teoría y práctica, los proyectos se dividen en etapas o fases:

  • 1. Análisis de viabilidad: dedicarás un momento a pensar si valdrá el esfuerzo echar a andar el proyecto.
  • 2. Planificación: detallarás todas las tareas y recursos necesarios para su ejecución.
  • 3. Ejecución: correrás el proyecto y desplegarás todo el know how de tu organización.
  • 4. Seguimiento y control del trabajo: va de inicio a fin. Aquí te encargarás de verificar si se está cumpliendo lo planificado.
  • 5. Finalización: evaluarás que hayas alcanzado el objetivo propuesto y reflexionarás sobre las cosas que pudieron mejorarse.

ClickUp es la herramienta que usamos. Te facilitará las fases de planificación y seguimiento, y por tal, toda la ejecución. Su principal uso estará en la gestión del talento, tiempo y la delimitación del alcance de tus proyectos.

Si quieres conocer a profundidad esta herramiento te recomiendo esta lista de reproducción

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